Iratok selejtezése

Iratok selejtezéseAbban az esetben, ha a cégének dedikált iratkezelési szabályzata van, akkor az tartalmazza az iratok selejtezésének módját is.

 

A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél pedig elegendő akár ötévente selejtezni az iratokat.

 


Miként érdemes végezni a selejtezést?

Érdemes azt egy meghatározott rend szerint, és bizottság felügyelete mellett végezni.

 

Milyen jegyzőkönyvet kell készíteni és annak mit kell tartalmaznia?

A selejtezési eljárás folyamatáról iratselejtezési jegyzőkönyvet és tételszintű iratjegyzéket kell készíteni a jegyzőkönyv mellékleteként. A selejtezés alkalmával meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét és idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét és aláírásait, továbbá a selejtezés alá vont iratok típusát (pl.: munkaügyi vagy adóügyi iratok, iktatott iratok, stb.), évkörét és terjedelmét (iratfolyóméterben). Tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat a jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek.

 

Mi alapján végezhető a selejtezés?

Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni.

 

A selejtezett iratokat erre szakosodott szervezettel – ilyen a mi cégünk - vagy saját hatáskörben kell megsemmisíteni. A megsemmisítésnél úgy kell eljárni, hogy az iratok, dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek birtokába és abból adatot visszaállítani már ne lehessen.

ingyen hívó
A Docutar Önnel együttműködve fejleszti ki a legmegfelelőbb megoldást. Segítségünkkel a vállalat egyedi igényei szerint határozhatja meg szolgáltatásunkat. Személyre szabott ajánlatot kérek