Iratok selejtezése
Abban az esetben, ha a cégének dedikált iratkezelési szabályzata van, akkor az tartalmazza az iratok selejtezésének módját is.
A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél pedig elegendő akár ötévente selejtezni az iratokat.
Miként érdemes végezni a selejtezést?
Érdemes azt egy előre meghatározott rendszer szerint, és maximális bizottság felügyelete mellett végezni.
Milyen jegyzőkönyvet kell készíteni és annak mit kell tartalmaznia?
A selejtezési eljárás folyamatáról iratselejtezési jegyzőkönyvet és tételszintű iratjegyzéket kell készíteni a jegyzőkönyv mellékleteként. A selejtezés alkalmával meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét és idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét és aláírásait, továbbá a selejtezés alá vont iratok típusát (pl.: munkaügyi vagy adóügyi iratok, iktatott iratok, stb.), évkörét és terjedelmét (iratfolyóméterben). Tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat a jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek.
Mi alapján végezhető az iratok selejtezése?
Az iratok selejtezését mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni.
Az irattári terv, mely
a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
(Lvt. értelmező rendelkezések).
A selejtezett iratokat erre szakosodott szervezettel – ilyen a mi cégünk - vagy saját hatáskörben kell megsemmisíteni. A megsemmisítésnél úgy kell eljárni, hogy az iratok, dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek birtokába és abból adatot visszaállítani már ne lehessen.
Nem selejtezhető iratok jegyzéke
- a szervek felépítésére, szervezésére, működésére, fejlődésére, ügyvitelére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat,
- politikai, gazdasági vagy tudományos szempontból értékes iratokat, melyekből a társadalom fejlődése tükröződik.
Ilyen iratok lehetnek pl.: alapító okirat; határozatok; vezetői értekezletek jegyzőkönyvei; szervezeti egységek létesítése, megszüntetése, névváltoztatása, vizsgálata; szervezeti és működési szabályzatok és ezek mellékletei; hazai és nemzetközi megállapodások, együttműködési szerződések; szakmai beszámolók; jelentések; stratégiai tervek; ingatlan tulajdonjogi ügyekkel kapcsolatos iratok; iktatókönyvek, stb.
A nem selejtezhető iratokat kódjellel kell ellátni: „O”. Ezeket az iratokat a levéltár meghatározott időközönként elszállítja és véglegesen őrzi.
