Iratok selejtezése

Iratok selejtezése
Iratok selejtezése

Abban az esetben, ha a cégének dedikált iratkezelési szabályzata van, akkor az tartalmazza az iratok selejtezésének módját is.

 

A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél pedig elegendő akár ötévente selejtezni az iratokat.

 

 

 

 

Ajánlatot kérek Kérdésem van

 


Miként érdemes végezni a selejtezést?

Érdemes azt egy előre meghatározott rendszer szerint, és maximális bizottság felügyelete mellett végezni.

 

Milyen jegyzőkönyvet kell készíteni és annak mit kell tartalmaznia?

A selejtezési eljárás folyamatáról iratselejtezési jegyzőkönyvet és tételszintű iratjegyzéket kell készíteni a jegyzőkönyv mellékleteként. A selejtezés alkalmával meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét és idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét és aláírásait, továbbá a selejtezés alá vont iratok típusát (pl.: munkaügyi vagy adóügyi iratok, iktatott iratok, stb.), évkörét és terjedelmét (iratfolyóméterben). Tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat a jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek.

 

Mi alapján végezhető az iratok selejtezése?

Az iratok selejtezését mindig az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni.

 

Az irattári terv, mely

a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

(Lvt. értelmező rendelkezések).

 

A selejtezett iratokat erre szakosodott szervezettel – ilyen a mi cégünk - vagy saját hatáskörben kell megsemmisíteni. A megsemmisítésnél úgy kell eljárni, hogy az iratok, dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek birtokába és abból adatot visszaállítani már ne lehessen.

 

Nem selejtezhető iratok jegyzéke

 

      a szervek felépítésére, szervezésére, működésére, fejlődésére, ügyvitelére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat,
      politikai, gazdasági vagy tudományos szempontból értékes iratokat, melyekből a társadalom fejlődése tükröződik.

 

Ilyen iratok lehetnek pl.: alapító okirat; határozatok; vezetői értekezletek jegyzőkönyvei; szervezeti egységek létesítése, megszüntetése, névváltoztatása, vizsgálata; szervezeti és működési szabályzatok és ezek mellékletei; hazai és nemzetközi megállapodások, együttműködési szerződések; szakmai beszámolók; jelentések; stratégiai tervek; ingatlan tulajdonjogi ügyekkel kapcsolatos iratok; iktatókönyvek, stb.

 

A nem selejtezhető iratokat kódjellel kell ellátni: „O”. Ezeket az iratokat a levéltár meghatározott időközönként elszállítja és véglegesen őrzi.

ingyen hívó
A Docutar Önnel együttműködve fejleszti ki a legmegfelelőbb megoldást. Segítségünkkel a vállalat egyedi igényei szerint határozhatja meg szolgáltatásunkat. Személyre szabott ajánlatot kérek